Tietosuojaseloste

EFM Group Oy

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten EFM Group Oy ja sen tytäryhtiöt (jäljempänä "EFM Group", "me", "meidän" tai "rekisterinpitäjä") käsittelee henkilötietoja. Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia henkilötietoja, joita keräämme ja käsittelemme sinulta, kun olet yhteydessä meihin verkkosivujemme kautta, kun olet asiakkaamme tai potentiaalinen asiakas (markkinointi), kun olet toimittajamme tai yhteistyökumppanimme tai kun olet muuten kiinnostunut liiketoiminnastamme.

EFM Group on sitoutunut suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Tämä tietosuojaseloste selittää, mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme sinulta, mihin tarkoituksiin ja millä perusteella teemme sen, miten suojaamme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi liittyen.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (jäljempänä "sinä" tai "rekisteröity") koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

Palvelumme ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050).

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: EFM Group Oy
Y-tunnus: 3219719-4
Osoite: Helatie 28, 80100 Joensuu
Yhteyshenkilö: Petri Holopainen
Sähköposti: info@efmgroup.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin ja perusteisiin:

tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen
asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt
laskutus ja saatavien perintä
markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen
suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin
sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö
verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta
lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen
sisäinen sekä konsernintasoinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet sekä liiketoiminnan suunnittelu
takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen
väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen.

Henkilötietojen käsittelyn tuotteidemme ja palveluidemme toimittamiseksi, asiakassopimusten tekemiseksi sekä tilausten ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi oikeusperusteena on sopimussuhde tai sen valmistelu.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeutetut edut. Asiakassuhteen hoitaminen, asiakasviestintä, markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinointi) liittyvä henkilötietojen käsittely sekä henkilötietojen käsittely liittyen esimerkiksi raportointiin, sekä reklamaatioiden ja oikeusprosessien hoitamiseen perustuvat oikeutetulle edulle. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Jos käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai tiettyjen raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Tietoryhmä	Esimerkkejä tietosisällöstä
Yksilöinti- ja yhteystiedot	Asiakkaan ja/tai edustajan nimi, titteli, rooli, puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite.
Tuotteita ja palveluita sekä niiden tilauksia ja asiakasviestintää koskevat tiedot	Tiedot käsitellyistä tilauksista, tilausten toimitusaika sekä sopimuksiin, asiakasviestintään ja reklamaatioihin liittyvät tiedot. Nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut
Markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinointiin) ja tapahtumiin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot	Yhteystiedot markkinointia varten, sekä tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä kerätyt tiedot. Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot. Profilointia ja kiinnostusta koskevat tiedot
Verkkosivujen ja muiden sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot	IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot sekä rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja nimimerkki
Laskutustiedot	Asiakkaan ja/tai edustajan nimi, titteli, rooli, puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite

Keräämme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi asioinnin yhteydessä, tai kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta taikka rekisteröinnin yhteydessä, kun rekisteröity vierailee verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaa uutiskirjeemme, vastaa asiakastyytyväisyystutkimukseen tai on meihin muutoin yhteydessä. Lisäksi saamme henkilötietoja EFM Group-konserniin kuuluvien suomalaisten yhtiöiden henkilörekistereistä.
Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten yksityisistä rekisteripalveluista ja viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä, kuten puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman suostumustasi.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

Henkilötietojen suojaaminen

Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi asianmukaisesti ja estämään niiden luvattoman tai lainvastaisen käsittelyn sekä vahingossa tapahtuvan häviämisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen. Olemme toteuttaneet erilaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojesi turvaamiseksi, kuten:

Käytämme salausta, palomuuria, verkkorakennetta ja pääsyn rajoitusta henkilötietojen siirrossa ja tallennuksessa.
Säilytämme henkilötietoja lukituissa tiloissa tai kaapeissa, joihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.
Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Teemme sopimuksia kolmansien osapuolten kanssa, jotka käsittelevät henkilötietojasi puolestamme, ja varmistamme, että he noudattavat tietosuojalainsäädäntöä ja tätä tietosuojapolitiikkaa.
Koulutamme henkilöstöämme tietosuojaan liittyvistä asioista ja velvoitamme heidät noudattamaan salassapitovelvollisuutta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on useita oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Nämä oikeudet ovat seuraavat:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi: Voit pyytää meiltä kopion henkilötiedoistasi, joita me käsittelemme, sekä lisätietoja siitä, miten me käsittelemme niitä.
Oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista: Voit pyytää meiltä korjaamaan tai täydentämään henkilötietojasi, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.
Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista: Voit pyytää meiltä poistamaan henkilötietosi, jos niiden käsittely ei ole enää tarpeen, jos olet peruuttanut suostumuksesi, jos olet vastustanut niiden käsittelyä, jos niiden käsittely on lainvastaista tai jos laki velvoittaa meitä poistamaan ne.
Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä: Voit pyytää meiltä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos kiistät niiden paikkansapitävyyden, jos niiden käsittely on lainvastaista, jos et halua niitä poistettavan, tai jos olet vastustanut niiden käsittelyä.
Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tai yleiseen etuun, ja sinulla on siihen perusteltu syy. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin milloin tahansa.
Oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle: Voit pyytää meiltä siirtämään henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla yhteyttä meihin rekisterinpitäjän yhteystietojen kautta. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyynnön käsittelemistä. Vastaamme pyyntöösi kohtuullisessa ajassa, pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa, ellei meillä ole laillista syytä pidentää vastausaikaa. Jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi, ilmoitamme siitä sinulle perusteluineen.

Valitusoikeus

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, voit tehdä valituksen meille rekisterinpitäjän yhteystietojen kautta. Voit myös tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin. Ilmoitamme sinulle muutoksista lain niin vaatiessa. Suosittelemme, että tutustut tähän tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 24.4.2024.